Cutii de arhivare sau cum să vă păstrați documentele în siguranță

Scopul principal al unei cutii de arhivare este acela de a stoca documente și chiar dacă sunt utile și acasă, companiile sunt cele care utilizează din plin cutiile de arhivare. Acest lucru se datorează și faptului că, organizate în cutii de arhivare actele unei companii pot fi accesate ușor în cazul unui control sau al unui audit. Un alt motiv pentru care cutiile de arhivare sunt extrem de folositoare este acela că în cadrul unei companii, pe măsură ce trece timpul se acumulează un volum foarte mare de documente care trebuie păstrate odată pentru a avea un istoric și în al doilea rând pentru că o companie are obligația legală de a stoca și păstra anumite documente pe perioade foarte îndelungate.

În acest context păstrarea actelor în sertare și dulapuri nu poate funcționa pe termen lung iar cutia de arhivare devine absolut necesară în departamente ca cel de resurse umane sau de contabilitate. Un alt plus al cutiilor de arhivare ca cele pe care le puteți achiziționa de aici este acela că prin folosirea lor se păstrează integritatea fizică a actelor depozitate, cutiile având rolul de a le proteja de praf sau de umiditatea din aer.

Stirile PROTV

Documentele pe care românii trebuie să le depună neapărat la ANAF până vineri, 20 decembrie

RomaniaTV

ULTIMA ORĂ: 1.000 de lei în plus pentru fiecare angajat din 2025

Cu toate acestea o cutie de arhivare nu poate face minuni de una singură și pentru a vă asigura că actele companiei sunt păstrate în siguranță există câteva măsuri suplimentare pe care le puteți lua.

Prima dintre ele este de a vă asigura că depozitați cutiile de arhivare într-un spațiu cu un nivel de umiditate foarte scăzut. Mai apoi este indicat să puneți cutiile pe rafturi și nu direct pe sol astfel încât, în eventualitatea unui accident nefericit apa să nu poată ajunge la ele. Climatul încăperii este foarte important și ar trebui să fie constant căci fluctuațiile de temperatură și umezeală pot afecta durabilitatea cutiilor de arhivare și pot duce la apariția mucegaiurilor.

Un alt lucru pe care îl puteți face este să verificați cutiile de arhivare vechi și să le înlocuiți  dacă ați constatat că sunt afectate (capace rupte, cutii umede, etc).

Felul în care depozitați dosarele sau bibliorafturile în interiorul cutiei de arhivare este și el foarte important. Este recomandat să nu depășiți capacitatea de stocare a cutiei de arhivare pentru a evita deformarea acesteia. La polul opus, într-o cutie de arhivare care nu este plină adică una în care sunt așezate mai puține dosare, există riscul ca actele să se curbeze.

Folosite în mod corect cutiile și containerele de arhivare pot fi depozitate una peste alta ajutându-va să economisiți spațiu.

În sfârșit fiți siguri că achiziționați cutii de arhivare de calitate, realizate din carton rezistent, în 3 straturi.

Ca dimensiuni, cutiile de arhivare sunt în principal destinate pentru utilizarea de bibliorafturi sau dosare în format A4. Acest lucru nu înseamnă însă că nu puteți găsi cutii de arhivare pentru bibliorafturile în format A3.

Cutiile de arhivare nu ar trebui folosite pentru a depozita file de hârtie ci pentru a stoca bibliorafturi sau dosare. În acest mod vă asigurați că actele nu se deteriorează  dar, în același timp puteți organiza documentele companiei pe an, lună, alfabetic, etc. în funcție de nevoi și de specificul activității fiecărei companii în parte. Ulterior este suficient să notați pe cutia de arhivare ce anume conține pentru a vă fi ușor să găsiți actele de care ați putea avea nevoie la un moment dat.

Alte articole de arhivare care v-ar putea fi de folos pentru a arhiva documentele într-o manieră organizată sunt dosarele din plastic sau dosare din carton, mapele, foliile de protecție, indecsi și intercalatoare pentru o buna organizare în interiorul cutiei de arhivare, markere și etichete, perforatoare și capsatoare. Toate aceste produse pot fi achiziționate de la Papetarie.ro, un site de birotică și papetărie ce vă pune la dispoziție o gamă variată de produse la prețuri foarte avantajoase.

Păstrarea în siguranță a documentelor unei companii este vitală atât pentru companie cât și pentru angajații, partenerii și clienții ei, mai ales în contextul  protecției datelor personale, binecunoscutul GDPR. În plus un sistem de arhivare bine pus la punct va contribui la eficientizarea muncii și la creare un spațiu ordonat și organizat la birou.

Sursa foto: pexels.com