5 lucruri pe care trebuie să le știi despre arhivarea documentelor

Legea Arhivării documentelor 2020 prevede o serie de reguli referitoare la construcțiile de arhivă și la păstrarea documentelor în arhive.

Vă prezentăm în continuare o selecție din prevederile referitoare la condițiile ce trebuie îndeplinite în cadrul activităților de arhivare și păstrare a documentelor:

1. Condiții referitoare la încăperile destinate păstrării arhivei la creatorii de arhivă:

Încăperile cu destinația arhivă nu trebuie amplasate deasupra, dedesubtul sau în vecinătatea magaziilor de substanţe explozibile, inflamabile, corozive, de coloranţi, a încăperilor în care se lucrează cu foc deschis, a ghenelor de reziduuri menajere. Nu se amplasează în poduri, mansarde, subsoluri tehnice sau în încăperi inundabile, nu se amplasează în construcţii provizorii. Prin depozitele de arhivă se interzice trecerea conductelor de gaze combustibile, a coşurilor şi canalelor de fum. Rafturile, dulapurile, rastelele etc. trebuie confecţionate din materiale incombustibile. Amplasarea acestora se face astfel încât să poată permite o evacuare rapidă a materialului depozitat. Instalaţiile electrice din depozitele de arhivă trebuie executate, astfel încât, să poată fi deconectate din exteriorul încăperii. Corpurile de iluminat se amplasează pe axul culoarelor dintre rafturi, la o distanţă de minimum 50 cm de arhivă depozitată. Corpurile de iluminat electric cu incandescenţă trebuie prevăzute cu globuri de protecţie. Microclimatul interior se va menţine pe cât este posibil în limitele: temperatura +15°C – +24°C iar umiditatea relativă a aerului între 50-60% pentru arhivă pe suport hârtie. Depozitele ce depăşesc o suprafață de 50 mp, trebuie prevăzute cu o cameră de lucru, dimensionată în funcţie de numărul de oameni ce lucrează în acest sector.

2. Avizarea construcţiilor noi ce cuprind şi încăperi de arhivă

Prin clădiri de arhivă se înţeleg obiecte distincte cu toate instalaţiile aferente destinate a depozita materialul arhivat al instituţiei respective. Avizul de la Arhivele Naționale se solicită după ce beneficiarul a obţinut avizele unităţilor teritoriale ale IGSU şi Protecţiei Mediului. Avizarea construcțiilor noi ce cuprind și încăperi de arhivă se efectuează de către serviciile/birourile judeţene şi Serviciul Municipiului Bucureşti al Arhivelor Naţionale pe baza următoarelor documente: cerere aviz, care să cuprindă şi elementele de identificare a imobilului şi a spaţiilor de arhivă; plan al încăperii (încăperilor) de arhivă cu amplasarea mobilierului specific şi destinaţia încăperilor vecine (pe orizontală şi pe verticală); chitanța de achitare a taxei.

Stirile PROTV

LIVE TEXT | Alegeri prezidențiale în SUA 2024. Alegătorii se duc la urne pe o vreme urâtă, cu furtuni și ninsori anunțate

RomaniaTV

Lovitură pentru toţi românii înainte de Sărbători

Avizul se eliberează în termen de 30 de zile de la prezentarea documentaţiei, indiferent de natura sa (pozitiv sau negativ).

3, Reguli referitoare la Arhivă și la păstrarea documentelor în arhivă

Arhivele trebuie prevăzute cu mijloace de păstrare a documentelor, cu mobilier și dotări specifice: rafturi, rastele, dulapuri, mese depozit, mese lucru arhivă, mese sală studiu, scări, cărucioare arhivă, mese citit microfilme, aparatură pentru laboratoarele de restaurare şi recondiţionare, copiatoare de orice fel, inclusiv aparatura necesară microfilmării, camere de climă, aparate de filmat, derulatoare etc. Documentele trebuie asigurate cu mijloace de protecție împotriva factorilor de degradare, și anume dosare, mape, cutii, casete, role etc.

Microclimatul depozitelor de arhivă trebuie monitorizat și controlat cu aparate specifice: termometre, higrometre, termohigrometre etc., iar depozitele de arhivă trebuie dotate cu mijloace iniţiale de stingere (stingătoare cu gaze inerte, CO2 şi praf inert, zăpadă carbonică etc.) și cu instalaţii de alarmare, instalații antiincendiu și instalaţii automate de stingere.

4. În arhive trebuie asigurat un microclimate specific, respectând parametrii legali

În depozitele de arhivă ventilarea spaţiilor se poate face atât natural, cât şi artificial. Ventilarea naturală se efectuează în zilele în care temperatura şi cantitatea de vapori din aerul exterior se încadrează în parametrii de microclimat interior şi în condiţiile în care în zona depozitului nu există degajări nocive. Ventilarea artificială prin instalaţii de ventilare sau cu ajutorul camerelor de climă va urmări menţinerea permanentă în limita parametrilor a temperaturii şi umidităţii relative. Pentru depozitele de arhivă aceşti parametrii sunt: temperatura între +15° şi +24°C și umiditatea relativă între 50-60%. Pentru microfilm trebuie asigurate o temperatură de 14-18°C şi o umiditate de 40-50%. Pentru celelalte materiale, în special pentru suporturi moderne sau în curs de modernizare, se respectă condiţiile specificate de fabricant în fişele tehnologice şi în contractele de livrare.

5, Compartimentarea depozitelor de arhivă

Depozitele de arhivă trebuie să aibă, conform legea arhivării documentelor 2020, următoarea compartimentare:

– Depozite de arhivă cu cel puţin două căi de evacuare;

–  Camere de lucru în care se desfăşoară operaţiunile arhivistice curente;

– Sală de studiu prevăzută cu mobilierul şi dotările specifice fiecărui gen de arhivă ce se dă în cercetare;

– Laborator de reprografiere prevăzut cu mobilierul şi dotările specifice fiecărui gen de arhivă ce se dă în cercetare;

– Laborator de recondiţionare şi restaurare prevăzut cu mobilierul şi dotările specifice fiecărui gen de arhivă ce se dă în cercetare;

– Birouri director, secretariat, arhivişti;

– Încăperi auxiliare: depozite de materiale şi imprimate specifice, materiale întreţinere, punct control, cameră instalaţie alarmare, acumulatori, cameră butelii instalaţie de stingere etc.;

– Grupuri sanitare, coridoare, scări.

Arhivarea documentelor este o activitate complexă, însă există entități specializate autorizate care oferă servicii de arhivare, inclusiv depozitare. Unitatea protejată autorizată UtilDeco din Iași oferă servicii complete de arhivare documente: legătorie, depozitare, distrugere autorizată, arhivare electronică și consultanță în domeniul arhivării. UtilDeco este o entitate cu statut de unitate protejată autorizată înființată ca soluție de angajare pentru tinerii proveniți din categorii sociale vulnerabile (persoane cu dizabilități, persoane care vin din sistemul de protecție al copilului sau persoane care provin din familii cu probleme).

Statul român oferă posibilitatea persoanelor juridice din România cu peste 50 de angajați de a achiziționa, pe bază de parteneriat, produse sau servicii realizate prin activitatea proprie a persoanelor cu handicap angajate în unități protejate autorizate, produse și servicii pe care le pot deconta (inclusiv facturi de avans) în limita a 50% din salariul de bază minim brut.

Astfel, pentru asigurarea corespunzătoare a activității de arhivare a documentelor puteți încheia un parteneriat cu o unitate protejată autorizată care oferă servicii profesionale de arhivare, în conformitate cu prevederile legale. Veți beneficia de o bună organizare și administrare a documentelor, dar și de economii financiare, de timp și de spațiu.