Spitalul Clinic Județean de Urgență „Sf. Spiridon” Iași caută servicii de depozitare pentru arhivă. Investiția ajunge la 400.000 de euro

Spitalul Clinic Județean de Urgență „Sf. Spiridon” din Iași are nevoie de servicii de depozitare pentru 250.000 de dosare din arhivă. Instituția oferă un contract cu o valoare de 400.000 de euro

Spitalul „Sf. Spiridon” este cel mai mare din regiunea Moldovei, iar aici sunt internați mii de pacienți în fiecare lună. În urma activității medicale, rezultă documente importante care necesită să fie inventariate și depozitate.

Spitalul din Iași caută depozit pentru arhivă

Termenul-limită pentru depunerea ofertelor este data de 8 august 2024, iar contractul va fi semnat pentru o perioadă de 48 de luni. Pe lângă cele 250.000 de dosare existente, firmele vor trebui să se mai ocupe și de depozitarea documentelor rezultate ulterior. Valoarea totală a investiției este de 1.960.000 de lei, fără TVA, undeva la 400.000 de euro. Acest contract este de tip acord-cadru, existând posibilitatea să nu fie folosită toată suma de bani.

„Serviciile de depozitare arhivă și comunicarea documentelor solicitate (electronic sau fizic): depozitarea documentelor; comunicarea documentelor în original sau în copie scanate. Prestatorul trebuie să facă dovada că în obiectul de activitate al societății are inclus operațiunile de depozitare arhiva. Documentele instituției noastre, care vor fi preluate arhivistic de către prestator, se regăsesc în diferite locații: 100.000 dosare la depozitul unei societăți comerciale din orașul Tecuci; 150.000 dosare deținute de secțiile de și birourile instituției la sediul social și la clinicile din Iași”, este precizat în caietul de sarcini.

Firmele trebuie să îndeplinească anumite condiții

Firmele trebuie să aibă minim doi arhivari autorizați și să îndeplinească normele legale pentru depozitarea materialelor. De asemenea, trebuie să dispună de un spațiu propice pentru serviciul de arhivare.

„Prestatorul trebuie să dețină autorizație de funcționare în termen de valabilitate pentru: 1. serviciu arhivistic de păstrare și conservare în vaza art. 19 alin. (1) și (2) din Legea arhivelor Naționale nr. 16/1996; 2. serviciu arhivistic de utilizare a documentelor deținute în baza Legii arhivelor Naționale nr. 16/1996; 3. securitatea la incendiu pentru depozitul deținut și autorizat pentru păstrare și conservare arhivă. Activitatea se va desfășura la locațiile prestatorului respectiv la depozitul de arhivare al societății comerciale declarate câștigătoare a acordului cadru. Contractantul trebuie să aibă minim 2 arhivari autorizați”, se arată în caietul de sarcini.

De asemenea, pot apărea anumite situații neprevăzute pe perioada celor 48 de luni din contract, care trebuie rezolvate.

„Ofertanții trebuie să aibă în vedere riscurile și ipotezele care pot apărea în derularea contractului. Acestea pot fi: dificultăți de colaborare și comunicare între factorii interesați; datele și informațiile necesare desfășurării serviciilor comunicate de către autoritatea contractantă; adăugarea de activități noi, pe parcursul derulării contractului”, este specificat în documentație.

Spitalul Clinic Județean de Urgență „Sf. Spiridon” Iași caută depozit pentru documentele din arhivă.