Primăria Iași cumpără un sistem de arhivare electronică a documentelor! Investiția are o valoare de 400.000 de euro

Edilii au programat o licitație pentru achiziția unor servicii privind digitalizarea arhivei. Documentele de la Direcția Economică și Finanțe Publice Locale vor fi scanate cu prioritate. Licitația va avea loc la finalul lunii decembrie 2020

Municipalitatea ieșeană modifică modalitatea de lucru în instituție. Pe data de 22.12.2020 este programată o licitație pentru achiziția unui sistem de arhivare a documentelor în vederea creșterii calităților serviciilor. Prevederea bugetară a achiziției este de 1.992.900 lei, fără TVA, aproximativ 400.000 euro.

„Obiectul contractului îl reprezintă achiziția serviciilor de arhivare computerizată a documentelor și implică prestarea de servicii și furnizarea de produse, respectiv achiziția unei soluții informatice prin care se va implementa sistemul informatic destinat gestionării arhivistic (FA) existent și viitor. Sistemul informatic furnizat va trebui să funcționze atât în perioada de implementare a proiectului, cât și în perioada de durabilitate a proiectului.

Perioada de durabilitate reprezintă perioada post-implementare de minimum 5 ani de la data finalizării implementării proiectului. În cazul în care, din motive obiective, perioada de implementare a proiectului se va prelungi, se va declara proporțional și perioada de durabilitate. Serviciul de arhivare computerizată a documentelor aflate în arhiva autorității contractante reprezintă procesul de transpunere a documentelor, din format hârtie în format digital, cu păstrarea nealterată a conținutului acestora, cu scopul de a crea baza de date aferentă FA – în scopul gestionării și consultării acestuia”, se arată în caietul de sarcini.

Comisia de evaluare va alege oferta cu prețul cel mai mic.

Arhiva de la Direcția Economică va fi digitalizată în termen de 2 ani

Conform contractului, vor fi achiziționate 3 servere (server web, server content și server storage), 1 scanner format A3, până la format A0, plus alte 5 scannere pentru format A4. Serviciile de retro-digitalizare presupun scanarea a 120.000 documente aflate în arhiva administrată de către Direcția Economică și Finanțe Publice Locale (DGEFPL), din subordinea Primăriei Iași. Firma care va câștiga licitația trebuie să asigure și instruirea unui număr de 3 angajați.

„Licențele aferente funcționării sistemului, pentru: aplicația informatică de gestionare și consultare a FA – pentru 1 administrator, minimum 3 utilizatori ce vor gestiona FA și un număr de 110 utilizatori ce vor consulta FA – în funcție de drepturile acordate, utilizarea echipamentelor hardware ce se vor achiziționa. Orice alte licențe pe care ofertantul le consideră necesare funcționării sistemului”, se mai arată în documentația procedurii.

Contractul va avea o durată de 24 de luni.

Primăria Iași achiziționează și pachete software pentru copii de siguranță

Recent, Primăria Iași a demarat altă licitație pentru achiziția unor pachete software pentru copii de siguranță (backup) sau recuperare. Prevederea bugetară a procedurii este 336.134 lei, fără TVA, aproximativ 70.000 euro.

„Primăria Municipiului Iași urmărește realizarea unei soluții de backup prin achiziționarea următoarelor echipamente: 2 switch-uri de fibră optică, 2 sisteme de calcul dedicate pentru storage atașate rețelei de calculatoare de tip NAS (Network Attached Storage -n.r.), 2 host-uri de virtualizare, conectică și licențele necesare soluției. Dacă propunerile tehnice pentru echipamentele ofertate nu îndeplinesc condițiile tehnice impuse, vor fi descalificate. Sistemele ofertate trebuie să fie brand (OEM). Nu se acceptă sisteme asamblate din componente refurbished sau care nu sunt noi”, sunt condițiile impuse de edili.

Un sistem de calcul trebuie să aibă următoarele caracteristici: procesor Intel Xeon E5, 64 Gb RAM. Pe lista de cantități se află și 36 hard disk-uri cu o capacitate de 16 TB și 12 hard disk-uri cu o capacitate de 1,2 TB. Termenul de garanție trebuie să fie de minimum 3 ani. La procedură s-au prezentat trei firme: System Plus SRL, Orange România SA și Focality SRL.