Municipalitatea ieșeană caută o firmă pentru arhivarea documentelor. Contractul are o valoare de peste 1 milion de lei

Primăria Municipiului Iași dorește arhivarea documentelor în format digital ale activității de impozite și taxe locale. Valoarea contractului ajunge la peste 1 milion de lei

Potrivit platformei Sistemului Electronic de Achiziții Publice (SEAP), Primăria Iași a publicat o procedură de licitație deschisă pe data de 21 iulie 2023, ce are ca obiectiv contractarea serviciilor privind „Automatizarea recepției și arhivarea digitală a documentelor Activității de Impozite și Taxe Locale a Municipiului Iași”. Contractul are o valoare totală de 924.369,75 lei, fără TVA, adică 187.206 de euro, fără TVA.

Primăria Iași plătește peste 1 milion de lei pentru arhivarea documentelor

Procedura de licitație privind serviciile de arhivare a documentelor în format digital a fost publicată recent pe platforma Sistemului Electronic de Achiziții Publice. Obiectul contractului îl reprezintă achiziția serviciilor de retro-digitalizare a documentelor activității de impozite și taxe locale ale municipiului.

„Serviciul de arhivare computerizată a documentelor aflate în arhiva autorității contractante reprezintă procesul de transpunere a documentelor, din format hârtie în format digital (scanare, etichetare și indexare) cu păstrarea nealterată a conținutului acestora, precum și încărcarea respectivelor documente în format digital într-o aplicație de arhivă RepoZIP, ce poate fi accesată printr-un canal securizat”, se arată în documentele procedurii de licitație publicate.

Implementarea serviciului implică retro-digitalizarea unui număr de minim 110.000 de documente existente în arhiva PMI – Direcția Generală Economică și Finanțe Publice locale, Activitatea de Taxe și Impozite Locale, respectiv scanare, etichetare, indexare, precum și încărcarea respectivelor documente în format digital într-o aplicație de arhivare electronică. Serviciile se vor desfășura la sediul autorității contractante, cu resursele prestatorului (echipamente și personal).

Valoarea estimată pentru achiziția serviciului este de 924.369,75 lei, fără TVA. Valoarea estimată ce include și tava pe valoare adăugată (TVA) este de 1.100.000 de lei. Durata contractului este de 4 luni.

„Exemple de documente care vor intra în procesul de arhivare digitală: declarații fiscale pentru stabilirea impozitului pe clădiri, teren, mijloace de transport, declarație fiscală pentru scoatere din evidență a mijloacelor de transport, borderou debitare/scădere sume, cereri scutiri impozite și taxe, procese verbale de constatare a contravenției, sentințe/decizii civile, răspunsuri de la diverse instituții, anunțul individual/colectiv, confirmări de primire, proces verbal privind îndeplinirea procedurii de comunicare prin publicitate, note de constatare, proces verbal de sechestru pentru bunuri și anexa la acestea, aviz de ipotecă, decizii ridicare măsuri de executare silita, etc”, se mai arată în caietul de sarcini al procedurii de licitație.

În 2021, municipalitatea ieșeană a cheltuit 400.000 de euro pentru digitalizarea serviciilor

În anul 2021, Primăria Iași a plătit 400.000 de euro pentru achiziția unui sistem de arhivare a documentelor, în vederea creșterii calității serviciilor. Prevederea bugetară a achiziției a fost de 1.992.900 de lei, fără TVA.

„Obiectul contractului îl reprezintă achiziția serviciilor de arhivare computerizată a documentelor și implică prestarea de servicii și furnizarea de produse, respectiv achiziția unei soluții informatice prin care se va implementa sistemul informatic destinat gestionării arhivistice (FA) existent și viitor. Sistemul informatic furnizat va trebui să funcționeze atât în perioada de implementare a proiectului, cât și în perioada de durabilitate a proiectului. Perioada de durabilitate reprezintă perioada post-implementare de minimum 5 ani de la data finalizării implementării proiectului”, se arată în caietul de sarcini.

Contractul presupune achiziția unui număr de 3 servere (server web, server content și server storage), 1 scaner format A3, până la format A0, plus alte 5 scanere pentru format A4. Serviciile de retro-digitalizare presupun scanarea a 120.000 de documente aflate în arhiva administrată de către DGEFPL din subordinea Primăriei Iași.

Astfel, anul acesta, Primăria Iași va plăti peste 1 milion de lei pentru arhivarea documentelor activității de impozite și taxe locale.